Die gesetzliche Umsetzung der E-Rechnung erfolgte im Wachstumschancengesetz.
Die wesentlichen Fakten sind:
- Ab 2025 muss jeder Unternehmer E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können
- Ab 2025 müssen Unternehmer für bestimmte Ausgangsumsätze E-Rechnungen ausstellen.
- Um den Wechsel zur E-Rechnung zu erleichtern, bestehen Übergangsregelungen.
Was Unternehmen jetzt wissen müssen:
Die fortschreitende Digitalisierung der Geschäftswelt verändert nicht nur die Art und Weise, wie Unternehmen operieren, sondern bringt auch neue rechtliche Anforderungen mit sich.
Ein wesentlicher Aspekt dieser Entwicklung ist die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland und teilweise ganz Europa.
Die neue E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich ab 1.1.2025. Unabhängig davon, ob ein inländisches Unternehmen als Rechnungsaussteller elektronische Rechnungen entsprechend den neuen Anforderungen im strukturierten Format ausstellt (und demnach die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt), müssen inländische unternehmerische Rechnungsempfänger also bereits ab 1.1.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen.
Was ist der Unterschied zwischen digitalen und elektronischen Rechnungen?
Eine digitale Rechnung ist normalerweise eine PDF- oder Word-Datei, die manchmal eine gescannte Papierrechnung ist. Eine digitale Rechnung ist für einen Menschen leicht zu verstehen.
Eine elektronische Rechnung (oder e-Rechnung) ist eine Datendatei, die zwischen Computern übertragen wird und für Menschen nicht leicht zu verstehen ist.
Gängige Dateiformate sind XML und EDI. Eine elektronische Rechnung enthält strukturierte Daten, so dass es für einen Computer einfacher ist, sie zu verstehen und automatisch zu buchen. Auch andere Rechnungsformate, die nicht explizit in dem Schreiben genannt wurden, können jedoch grundsätzlich die Anforderungen erfüllen.
Die E-Rechnungspflicht bringt nicht nur die Einführung der E-Rechnung mit sich, sondern weitere Anforderungen, die vorgeben, welche Eigenschaften sie besitzen muss. Um diesen zu genügen, müssen Unternehmen verschiedene Punkte beachten:
- Format: Die E-Rechnung muss in einem standardisierten Format vorliegen, z.B. ZUGFeRD oder XRechnung, das vollständig dokumentiert und maschinenlesbar ist. EU-weit gilt das XML-Format, das durch die XRechnung (oder international Factur-X genannt) repräsentiert wird. Das Format ist der Standard zur elektronischen Rechnungsstellung, der die Richtlinie 2014/55/EU maßgeblich umsetzt und damit auf der Europäischen Norm EN16931 basiert.
- Signatur: Eine elektronische Signatur ist zwingend erforderlich, um die Authentizität und Integrität der E-Rechnung zu gewährleisten. Diese digitale Signatur spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung, dass die Rechnung während der Übermittlung unverändert bleibt und von der autorisierten Partei stammt.
- Übermittlung: Die E-Rechnung muss an die vom Empfänger vorgegebene Stelle übermittelt werden. Es ist wichtig, dass Unternehmen die spezifischen Übermittlungsanforderungen des jeweiligen Empfängers genau beachten, um eine reibungslose Abwicklung sicherzustellen.
- Archivierung: Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen revisionssicher zu archivieren. Dies bedeutet, dass die gespeicherten Daten unveränderlich und für einen bestimmten Zeitraum zugänglich sein müssen. Eine ordnungsgemäße Archivierung ist nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern dient auch der Sicherheit und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen also alle Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Bis zum 31. Dezember 2026 haben Unternehmen die Möglichkeit, zwischen E-Rechnungen und anderen Rechnungsformen zu wählen. Diese “Probephase” gilt für alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe. Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr haben dieses Wahlrecht auch für das Kalenderjahr 2027. Ab 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen für ihre B2B-Umsätze ausstellen.
Es gelten verschiedenen Einführungszeiten und Anforderungen in verschiedenen Ländern der Europäischen Union.
Eine E-Rechnung muss entsprechend der E-Rechnungsverordnung des Bundes mindestens die folgenden Informationen enthalten:
- Leitweg-ID.
- Bankverbindung.
- Zahlungsbedingungen.
- Eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.
- Lieferantennummer
- Bestellnummer
Für viele Unternehmen bedeutet die Umstellung auf die E-Rechnung in erster Linie einmal, die eigene Buchhaltungssoftware zu prüfen: Bietet diese ab dem Stichtag 1.1.2025 die Ausstellung und den Empfang von E-Rechnungen EN 16931 kompatiblen Formaten wie XRechnung oder ZUGFerD an ist in der Regel nicht ganz so viel zu tun.